Events and Administrative Coordinator

Application deadline: May 26, 2024, 23:59 EDT

The CDA Institute is a charity organization that conducts research, education, and events to promote a fact-based and rational approach to Canadian security and defence policy. 

We are a Canadian think tank with a global footprint.  

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About You

Ideal candidates are highly organized strategic thinkers with a background in event coordination and administrative field. With at least 2 years of experience, you’re adept at executive support and managing event logistics, vendor relations, and multitasking across diverse event types from board of director’s meetings, webinars to high-end Galas. You excel in flexibility, and adaptability, and possess a keen eye for detail.

Reporting to the Director of Operations, the Coordinator’s responsibilities will include (but not limited to):

  • Coordinate aspects of event planning, including registration and vendor support, catering, logistics, and speaker invitations and travel bookings.
  • Assist in the creation and execution of event timelines, agendas, and run-of-show documents.
  • Manage event RSVPs, attendee communication, and registration processes.
  • Provide on-site support during events, including venue setup, registration, liaison with vendors and support attendees to ensure an excellent experience.
  • Maintain event databases, records, and files, ensuring accuracy and completeness of information.
  • Conduct post-event evaluations and analysis to measure effectiveness and identify areas for improvement.
  • Assist with executive administrative tasks such as scheduling meetings, managing calendars, preparing documents and presentations, and handling correspondence.
  • Effectively handle queries, calls and emails with clear prioritization in terms of importance and urgency, and flag to executives, as needed.
  • Establish and maintain a information management system to facilitate effective workflow and ensure compliance with records management policies/framework
  • Support the leaders and their team, as needed, with general administrative requests and issues.
  • Other duties as required.

Must-have requirements

  • A minimum of two years of relevant experience
  • Experience working with a website CMS (we use WordPress) and editing HTML or CSS files.
  • High level of proficiency in Microsoft Office – Outlook, Excel, Word, PowerPoint
  • Excellent interpersonal and teamwork skills, with the ability to multi-task and work under pressure
  • Self-motivated and positive demeanor with an ability to prioritize and provide rapid and tactful responses to stakeholders.

Desirable

  • Bilingualism French / English

Full-time, permanent

Salary will be commensurate with experience and salary expectations.

We also provide health coverage.

Workplace is based on a hybrid in office / work from home model.  Role requires applicants to be based in the Ottawa region. 

The CDA Institute thanks all applicants, however, only those selected for an interview will be contacted.  

­How to Apply

Please note that we are exclusively accepting applications through our website. Your submission must include both your CV and a cover letter detailing why you are an ideal candidate for this position.


Coordonnateur administratif et événementiel

Date limite pour le dépôt des candidatures : 26 Mai, 2024, 23:59 EDT

L’Institut CDA est une organisation caritative qui mène des activités de recherche et d’éducation et organise des événements afin de promouvoir une approche factuelle et rationnelle de la politique canadienne de sécurité et de défense. 

Nous sommes un think tank canadien avec une empreinte mondiale.  

À propos de vous :

Les candidats idéaux sont des penseurs stratégiques très organisés ayant une expérience dans la coordination d’événements et dans le domaine administratif. Avec au moins deux ans d’expérience, vous êtes expert en soutien exécutif et en gestion de la logistique des événements, en relation avec les fournisseurs et en gestion des tâches diverses, qu’il s’agisse de réunions du conseil d’administration, de webinaires ou de galas haut de gamme. Vous savez faire preuve de flexibilité et d’adaptabilité, et vous avez le sens du détail.

Sous la responsabilité du directeur des opérations, les responsabilités du coordonnateur sont les suivantes (liste non exhaustive)

  • Coordonner les aspects de la planification de l’événement, y compris l’inscription et le soutien aux fournisseurs, la restauration, la logistique, les invitations des conférenciers et les réservations de voyage.
  • Aider à la création et à l’exécution des calendriers des événements, des ordres du jour et des documents d’exécution.
  • Gérer les RSVP, la communication avec les participants et les processus d’inscription.
  • Fournir une assistance sur place pendant les événements, y compris l’installation du lieu, l’inscription, la liaison avec les fournisseurs et l’assistance aux participants afin de garantir une expérience optimale.
  • Gérer les bases de données, les enregistrements et les dossiers relatifs aux événements, en veillant à l’exactitude et à l’exhaustivité des informations.
  • Effectuer des évaluations et des analyses après l’événement afin de mesurer l’efficacité et d’identifier les domaines à améliorer.
  • Assister les cadres dans leurs tâches administratives, telles que la programmation des réunions, la gestion des calendriers, la préparation des documents et des présentations, et la gestion de la correspondance.
  • Traiter efficacement les demandes, les appels et les courriels en établissant clairement des priorités en termes d’importance et d’urgence, et les transmettre aux cadres, le cas échéant.
  • Établir et maintenir un système de gestion de l’information pour faciliter un flux de travail efficace et assurer la conformité avec les politiques et le cadre de gestion des dossiers.
  • Soutenir les dirigeants et leur équipe, selon les besoins, en ce qui concerne les demandes et les questions administratives générales.
  • Autres tâches selon les besoins.

Conditions à remplir obligatoirement

  • Un minimum de deux ans d’expérience pertinente
  • Expérience de travail avec un site web CMS (nous utilisons WordPress) et d’édition de fichiers HTML ou CSS.
  • Excellente maîtrise de Microsoft Office – Outlook, Excel, Word, PowerPoint.
  • Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de travail en équipe, avec la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de travailler sous pression.
  • Motivation personnelle et attitude positive avec une capacité à établir des priorités et à fournir des réponses rapides et délicates aux parties prenantes.

Souhaitable

  • Bilinguisme français/anglais

Temps plein, permanent

Le salaire sera déterminé en fonction de l’expérience et des attentes salariales.  

Nous fournissons également une couverture médicale.

Le lieu de travail est basé sur un modèle hybride bureau/travail à domicile.  Le poste exige que les candidats soient basés dans la région d’Ottawa. 

Comment postuler

Veuillez noter que nous acceptons exclusivement les candidatures par l’intermédiaire de notre site web. Votre candidature doit être accompagnée d’un curriculum vitae et d’une lettre de motivation expliquant pourquoi vous êtes le candidat idéal pour ce poste.

L’Institut de la CAD remercie tous les candidats, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue. 

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